Kể từ thời điểm 3/6/2024 trở đi, tất cả DN logistics, chuyển phát nhanh, giao nhận và các DN vận tải đường biển, đường hàng không, đường sắt, đường bộ có liên quan tới hàng hoá XK từ Việt Nam vào EU đều phải khai báo dữ liệu trước khi hàng đến vào Hệ thống ICS2. Nếu DN Việt Nam không nắm được các quy định này có khả năng phải hứng chịu hậu quả nghiêm trọng như: Các containers và lô hàng sẽ bị dừng tại biên giới với EU; hàng hoá sẽ không được Hải quan EU cho phép thông quan. Các tờ khai không đầy đủ hoặc bị từ chối, thậm chí sẽ bị cấm vận vì không tuân thủ quy định của EU.

DN cần lưu ý tới các yêu cầu thông tin trên khai báo tóm tắt - ENS như: khai báo mã HS; số đăng ký và định danh EORI (tương tự như mã số DN) của người nhận hàng tại EU; DN cũng phải khai báo thông tin về bên bán và bên mua và bắt buộc phải có bản mô tả đầy đủ hàng hóa bằng ngôn ngữ dễ hiểu và đủ chính xác để cơ quan Hải quan có thể xác định được hàng hóa.
Theo quy định, các cơ quan Hải quan EU có thể từ chối khai báo ENS trong trường hợp thiếu thông tin hoặc có các biện pháp can thiệp giảm thiểu rủi ro trong giai đoạn trước khi xếp hàng lên tàu hoặc trước khi hàng đến, yêu cầu người khai phải cung cấp các dữ liệu cần thiết, chẳng hạn trong trường hợp dữ liệu không chính xác. Do đó, DN cần phải quyết định tự phát triển hệ thống CNTT nội bộ hay sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp dịch vụ CNTT để gửi dữ liệu ENS lên Hệ thống ICS2. Đặc biệt, DN cần phải thỏa thuận sớm với các bên liên quan khác trong chuỗi cung ứng về cách thức nộp dữ liệu ENS.